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プロジェクトの作業を容易にするために、チームとしてコミュニケーションを改善する必要があります。 たとえ優秀な人であっても、時々つまずくことはありますが、これらのヒントはコミュニケーションを円滑に進めるのに役立つはずです。

一般に、プロジェクトの仕事において過剰なコミュニケーションなどというものはありません。 進化するプロジェクトの要件とアプローチに関しては、非常に詳細かつ一貫性を保つ必要があります。 細部の伝達に誤りがあると、目標が狂い、時間をロスし、フラストレーションを引き起こす可能性があります。

情報共有

プロジェクトの開始時に、チームと話し合い、予算、範囲、スケジュール、要件について話し合います。 これにより、チームの全員がプロジェクトの健全性を認識し、責任を負うことになります。 また、プロジェクトの役割と、コミュニケーションが円滑に行われ文書化されていることを確認する責任を必ず割り当ててください。

チームとして情報を共有することに努めてください。重要になる可能性のある情報を 3 ～ 5 分かけてチームと共有することで、全員のストレスを軽減できることを認識してください。 Basecamp のようなツールを使用してすべての情報を保持すると、良好なコミュニケーションと知識の共有が促進されます。 コミュニケーションがいつ、どこで行われるべきか、そしてそれがどのように文書化されるかを知ることは、コミュニケーション不足との戦いの半分を達成します。

一般に、その日のタスクをチームで 15 分間レビューすると、有利に働く可能性があります。 部屋中を歩き回って、全員に自分が取り組んでいることについて話す機会を与えるだけです。 そうすることで、チームの全員が組織化され、タスクに対する責任を感じるようになります。

クライアントとやり取りしている場合は、毎週状況会議を開催して、プロジェクトのすべての問題について最新の情報を把握することをお勧めします。 あなたとあなたのクライアントの計画を順調に進めるだけでなく、タイムライン、タスク、実行項目、予算、リスクについて正直に保つことができます。 クライアントの観点から見ると、手遅れになるまで回避できたはずのプロジェクトの問題を知ることほど最悪なことはありません。

近況報告会を楽しむことも忘れないでください。 時間を使って追いつきましょう。 時間があるときにお互いのことを知る時間を作っておくと、必要なときに問題を克服しやすくなります。

クライアントを教育する

デザイナーや開発者には、自分に合ったプロセスがあります。 成果物を得る「理由」と「方法」を共有すると、作業のタイミング、概念、依存関係を説明するのに役立ちます。 自分の作品を文書化して説明するという追加のステップを踏むことは、作品がどのように受け取られ、批評され、使用されるかをあなたが気にかけていることをチームやクライアントに示します。 さらに、プロジェクトのプロセスについてクライアントを教育することで、クライアントがあなたの仕事をより深く理解し、擁護者になることができます。 それは双方にとって有利な状況です。

楽しんで、より多くのアイデアを生み出したいですか? ブレーンストーミング セッションをスケジュールし、スコープの問題になる前に、プロジェクト チームのメンバーにアイデアに投資してもらいます。 開発者がデザイナーと座ってアイデアについて話し合うことで、スケジュールと予算を守ることができます。

プロジェクトのコミュニケーションに関する期待について話し合うときは、コラボレーションのレベルに同意してください。 作業セッションには必ず目標を設定し、常に重要な点を記録してください。 To Do リストを共有し、チームとしてサブタスクを追跡し、進行状況と依存関係を継続的に共有します。

より速く構築する

チームメンバーがタスクに遅れていることに気付いた場合は、積極的に質問してください。 オープン To Do リストのポイントは、常に最新の作業状況を把握できるようにすることです。 このリストは、対面またはオンラインでの会話を通じてリアルタイムのコミュニケーションを促進します。 アイデアは、オープンに作業し、進捗状況を共有してチームのサポートを構築することです。 このアクティビティは、製品をより迅速に構築するのに役立ちます。

何をするにしても、コミュニケーションをより良くすることに尽力する必要があります。 ディスカッション、ディベート、タスク管理、古き良き勤勉を受け入れてくれる雰囲気の中で、これらのより良いコミュニケーション方法を実践してください。

言葉: ブレット・ハーネド

ブレット・ハーネド Happy Cog のプロジェクト管理担当副社長です。 彼はデジタル PM サミットも主催しています。 この記事は最初に掲載されました ネットマガジン 第253号。