5 цифр, які повинен знати кожен фрілансер

Це виписка з Посібник для позаштатних фінансів, безкоштовна книга практичних фінансових порад від дизайнерів, розробників та FreeAgent. Завантажте свою копію тут.

Мені знадобилося 13 років ведення бізнесу, перш ніж я нарешті подолав свій страх перед фінансами. Насправді цей страх майже завадив мені зробити кар’єру, яку я хотів. Протягом 13 років я керував агенцією з двома співзасновниками, але кілька років тому я вирішив, що хочу кращий баланс між роботою та життям. Я вирішив, що хочу викреслити сам, але «цифри» мене стримували.

Протягом багатьох років мій бізнес-партнер опікувався фінансами. На жаль, рядки й рядки даних у його ретельно створених електронних таблицях мене повністю вразили; Ідея того, що мені доведеться впоратися з усім цим самостійно, зупинила мене на місці.

Я знаю, що страх, який я мав, зрозумілий. Але уникнення фінансів вашого бізнесу може мати реальні наслідки (також дивіться наш посібник, як це зробити керуйте своїм позаштатним грошовим потоком).

• Важче відмовитися від роботи, тому що ви не знаєте, чи можете собі це дозволити
• Ви ніколи не відчуваєте впевненості, що заощадили достатньо для майбутніх податкових рахунків
• Ви не маєте чіткого уявлення про те, де ви опинитесь через кілька місяців

Коротше кажучи, ви вийшли з-під контролю, і якщо ви схожі на мене, це страшно. Я подолав свій страх, коли виявив, що електронні таблиці — не єдиний спосіб керувати моїми бізнес-фінансами. Зараз користуюся FreeAgent, і мають зовсім інший погляд на «цифри».

Кожне бізнес-рішення, яке я приймаю, велике чи мале, тепер підкріплюється усвідомленням того, як працює мій бізнес. Я також знаю, скільки я можу очікувати заробити в найближчі місяці. Це таке полегшення, і це дозволило мені жити життям, яким я хотіла.

Коли я розглядаю фінанси свого бізнесу, у мене є два важливі пріоритети: я хочу приймати впевнені ділові рішення та хочу якомога менше хвилюватися.

Ось короткий виклад деяких ключових цифр, які я використовую, щоб бути впевненим у напрямку свого бізнесу. Я використовував назви речей, які ви зможете знайти в більшості наборів облікових записів.

01. Нерозподілений прибуток

Що це:

Цифра нерозподіленого прибутку говорить вам, скільки грошей залишилася б у вашої компанії, якби ви зупинилися торгуючи сьогодні, продав активи компанії, зібрав непогашені рахунки та сплатив усі непогашені кошти борги. Це також іноді називають «нерозподіленим прибутком».

Як я його використовую:

Для мене фріланс – це так само сказати «ні», як і «так». Використання цифри нерозподіленого прибутку є ключовим способом, який допомагає мені відмовити проектам, які або не привабливі, або просто не відповідають моєму бізнесу. Як фрілансеру важко відмовитися від роботи, якщо ви не знаєте, на скільки ви можете розраховувати на роботу протягом наступних кількох місяців.

Ось чому я люблю цю фігуру. Я вважаю нерозподілений прибуток своєю «подушкою». Якщо це на тому рівні, який мене влаштовує, я можу відмовитися від роботи або зробити перерву з набагато більшою впевненістю. Як тільки він починає опускатися нижче певного рівня, я розумію, що настав час подвоїти свої зусилля в просуванні себе та своїх послуг.

Якщо ви, як я, директор компанії з обмеженою відповідальністю, нерозподілений прибуток важливий з іншої причини: він говорить вам, скільки грошей ви можете отримати з компанії! Нерозподілений прибуток вашої компанії являє собою максимальну суму, яку ви можете вилучити як підхід. Якщо число від'ємне, ви взагалі не можете зняти піденд.

Ось деякі запитання, на які може допомогти відповісти показник нерозподіленого прибутку:

• Чи можу я дозволити собі сказати «ні» цьому проекту?
• Скільки я можу взяти з компанії в pidends?
• Чи можу я дозволити собі купити новий блискучий iPad Pro?
• Чи виживе бізнес, якщо я візьму відпустку на кілька тижнів?

На що варто звернути увагу:

Показник нерозподіленого прибутку включає не лише ваш баланс готівки, а й будь-які активи, у які ви інвестували. Це означає, що якщо ви щойно купили новий ноутбук або інше велике майно, ця цифра передбачає, що ви продасте його за вартістю вживаного. Це на деякий час мене збентежило, оскільки я ніколи не думав би продавати будь-які свої дорогоцінні гаджети.

02. Звіт про старих боржників

Що це:

Звіт про застарілих боржників повідомляє вам, скільки грошей ви виставили, але ще не отримали. Звіт про застарілого боржника зазвичай групує суми за 30 днів і показує рахунки-фактури, термін дії яких склав 30 днів після дати рахунка-фактури, 30–60 днів, 60–90 днів і більше 90 днів.

Як я його використовую:

Я використовую цей звіт, щоб отримати швидке уявлення про те, скільки грошей я можу очікувати протягом наступного місяця або близько того. Це допомагає мені перестати турбуватися про те, звідки прийму мій наступний прийом їжі. В ідеалі не повинно бути несплачених рахунків, які стали червоними у FreeAgent. Але якщо хтось ховається навколо, це чудова ознака того, що я повинен гонитись за оплатою.

Ось деякі з запитань, на які звіт про старого боржника може допомогти відповісти:

• Скільки має бути виплачено найближчим часом?
• Кого я повинен гнатися за оплатою?
• Чи покладаюся я на когось, хто може не заплатити мені?

На що варто звернути увагу:

Якщо ви зареєстровані платником ПДВ, у звіті про застарілого боржника буде показано суму заборгованих грошей, включаючи ПДВ, яку вам потрібно буде передати до HMRC, тож пам’ятайте, що ви не маєте права залишати всі заборговані гроші.

03. Трубопровід і прогноз

Що це:

Мій план продажів — це прогноз того, скільки нових проектів або клієнтів я очікую мати протягом наступних кількох тижнів чи місяців. Це прогноз того, скільки я очікую коштувати ці проекти. Це трохи припущення, але воно дає мені уявлення про те, що може відбутися протягом наступних місяців.

Як я його використовую:

Я використовую інструмент управління взаємовідносинами з клієнтами (CRM) під назвою Pipedrive щоб допомогти мені керувати моїми потенційними клієнтами та конвеєром. Існує безліч різних доступних опцій, які допоможуть вам створити конвеєр і прогноз, від CRM до базової електронної таблиці.

Важливо знайти те, чого ви будете дотримуватися і часто використовувати. Це тому, що створення прогнозу вашого доходу є неоціненним.

Я дивлюся на свій конвеєр після перегляду звіту про старого боржника. Звіт про застарілого боржника говорить мені, скільки має надійти протягом наступних кількох місяців. Потім я переходжу до прогнозу, щоб отримати уявлення про те, наскільки здоровими все виглядає в довгостроковій перспективі. Можливість бачити трохи вперед у бізнесі додає мені впевненості, а також допомагає мені скласти графік майбутньої роботи та оцінити, яке моє робоче навантаження, ймовірно, буде.

Нижче наведено деякі запитання, на які може допомогти отримати відповідь конвейер продажів і прогноз:

• Скільки проектів я підтвердив? Чого вони варті?
• Про скільки проектів я чекаю відповіді? Наскільки ймовірно, що вони відбудуться?
• Мені присвятити сьогоднішній ранок розробці проектів чи зосередитися на чомусь іншому?
• Чи виникнуть проблеми з грошовими потоками в найближчі кілька тижнів або місяців?

04. Грошовий потік

Що це:

Звіт про рух готівки показує вам основні вхідні та вихідні гроші від вашого бізнесу, як правило, з розбивкою по місяцях.

Як я його використовую:

Коли я відчуваю впевненість у майбутньому, я швидко оглядаюся в минуле, щоб побачити, як працював мій грошовий потік за останні кілька місяців. Ви також можете прогнозувати грошові потоки за допомогою таких програм, як Поплавок. Але для мого бізнесу мені більше цікаво використовувати грошовий потік як простий показник того, як я працював за останні кілька місяців.

На базовому рівні я мав би приносити більше, ніж витрачаю. Звіт про рух грошових коштів також є хорошим способом для мене порівняти, скільки мені потрібно заробляти в будь-який місяць. Я поєдную цю інформацію зі звітами про боржника похилого віку та звітами про конвеєр. Це дає мені гарне уявлення про те, як я працював і чи потрібно мені вносити якісь зміни у свої плани.

Ось деякі запитання, на які може допомогти звіт про рух грошових коштів:

• Чи я витрачаю майже стільки, скільки заробляю?
• Наскільки мене влаштовує сума вхідної готівки та вихідної?
• Чи потрібно мені щось робити, щоб отримати більше доходу в короткостроковій перспективі?
• У мене є кілька запланованих витрат – чи достатньо в мене готівки в банку?
• Яка моя беззбитковість кожного місяця? Скільки в середньому мені потрібно заробляти?

На що варто звернути увагу:

Звіт про рух грошових коштів легко сплутати зі звітом про прибутки та збитки, оскільки вони обидва звітують про надходження та витрати. Ось різниця між ними.

Звіт про рух готівки повідомляє лише про гроші, які надійшли та вийшли з вашого банківського рахунку (рахунків). Звіт про прибутки та збитки звітує про:

• Гроші, які вам заплатили
• Гроші, які ви заробите (рахунки-фактури, які виставлені, але ще не оплачені)
• Витрати, які ви понесли (незалежно від того, чи були вони ще сплачені)
• Інші витрати, які, можливо, не були сплачені готівкою, наприклад амортизація активу

Якщо ви хочете глибше зазирнути в загальну прибутковість вашого бізнесу, включно з несплаченими витратами та рахунками-фактурами, звіт про прибутки та збитки – саме те місце, де варто звернути увагу.

05. Прогнозований податковий законопроект

Що це:

Податковий прогноз — це актуальне уявлення про те, скільки грошей ви повинні за наступний податковий рахунок. Це прогноз податку на корпорацію для компаній з обмеженою відповідальністю та податку на прибуток із самооцінки для приватних підприємців. Він також включає ПДВ для будь-яких підприємств, зареєстрованих платниками ПДВ.

Як я його використовую:

Раніше я ненавидів не знати, скільки я винен податківцю. Я б боявся річного рахунку. На щастя, тут допомагає використання бухгалтерського програмного забезпечення. Я можу просто переглянути податковий прогноз і знати, скільки мені потрібно сплатити та коли це потрібно.

Податковий рахунок оновлюється разом зі зміною моїх облікових записів, надаючи мені актуальне уявлення про те, скільки мені потрібно відкласти для наступного рахунку. Я з тих людей, які люблять скинути зайві гроші «про всяк випадок». Наявність цього номера дає мені великий спокій щодо мого бізнесу.

Ось деякі запитання, на які може допомогти звіт про рух грошових коштів:

• Скільки я маю відкладати на свій податковий рахунок?
• Чи справді я можу дозволити собі придбати той iPad Pro, коли маю рахунок за податок на корпорацію? (Підказка: відповідь завжди має бути «так»)

Прийняття зважених рішень

Перш ніж я подолав свій страх перед фінансами, самотужки працювати фрілансером здавалося, що я прирікаю себе на майбутнє тривог і побоювань.

Тепер я можу приймати впевнені та зважені рішення щодо ведення свого бізнесу. Я можу виконувати роботу, яка мені подобається, з балансом, який працює для мене та мого життя.

Подобається це? Прочитайте ці:

• 9 речей, про які вам ніхто не говорить про вихід на фріланс
• Як керувати грошовими потоками фрілансера
• 8 інструментів, які допоможуть вам працювати віддалено як фрілансер